A nyitott terű irodák legnagyobb előnye és hátránya egy tőről fakad: a kollégák szinte bárhol és bármikor kapcsolatba léphetnek egymással. Az első open office-okat is részben ezért alakították ki a múlt század közepén. A folyamatos elérhetőség, a kollaboráció állandó lehetősége, valamint a pezsgő irodai élet sok szektorban elengedhetetlen, ezeken a munkahelyeken azonban mindenképpen számolni kell a nyitott tér okozta negatív mellékhatásokkal is. Ilyen hatás pedig az érem, azaz a kollaboráció másik oldala: a munkahelyi megszakítások okozta idő és energia kiesés.
MEGSZAKÍTÁSI STRATÉGIÁK
Bármi tekinthető megszakításnak (=interruption), ami kizökkent minket az éppen aktuális munkamenetből: egy megcsörrenő telefon, egy felvillanó e-mail, egy kolléga kérdése, egy odavetett vicc. Edward Sykes egy 2010-es esettanulmányban vizsgálta a kérdést és a megzavarások kapcsán az alábbi 4 stratégiát különítette el:
- azonnali (=immediate) megszakítás
Amikor valakit félbeszakítanak attól függetlenül, hogy éppen mit csinál. Pl.: Amikor a főnökünk felhív, és azonnal kér valamit.
- menetrend-szerű (=scheduled) megszakítás
Amikor kapunk egy értesítést egy várható megszakításról. Pl.: Egy kolléga átkiabál az irodánkba, hogy 15 perc múlva megbeszélést tartunk a tárgyalóban.
- tárgyalásos (=negotiated) megszakítás
Amikor a megszakítás formája és időpontja tárgyalási alapot képez. Pl.: Írok egy üzenetet a kollégámnak a céges e-mail címére, hogy a héten jó lenne 20 percet beszélnünk.
- közvetített (=mediated) megszakítás
Amikor a kapcsolatba lépés szándékáról is csak akkor értesül a másik fél, ha ő úgy dönt. Pl.: Írok egy üzenetet a kollégámnak a privát e-mail címére, hogy jó lenne 20 percet beszélnünk valamikor.
Minél indirektebb a megszakítás, annál kisebb a költsége és annál nagyobb kontrollal rendelkezik a helyzetben a megszakított fél.
A MEGSZAKÍTÁS KÖLTSÉGEI
A megszakítás több csatornán is érkezhet, Solingen és munkatársai egy 1998-as kutatásban még arra jutottak, hogy ezek 90%-ban személyesen vagy telefonon történnek a munkahelyen, és csak 10%-ban valamilyen írásos formában. A kutatás óta eltelt majd’ 20 év alatt persze ez az arány sokat változhatott. A kutatók szerint egy átlagos megszakítás ára 20 perc kiesés, amely magában foglalja az interakciónak, az esetleges kérés teljesítésének és a visszazökkenésnek (pótcselekvések, a fonal újra felvétele, stb.) az idejét is. Mindez naponta 3-5 alkalommal már akár napi 100 perc munkaidő kiesést is jelenthet. Érdemes azt is figyelembe venni, hogy minél nagyobb koncentrációval járó feladaton dolgozunk, annál nehezebb a visszatérés, tehát annál költségesebb a megszakítás. Az idő pénz logika mentén ezek a költségek pedig akár könnyen forintosíthatóak is.
JÖN A TÚLÓRA?
Sykes megállapította továbbá, hogy a vezetőket – noha látszólag nagyobb autonómiával és gyakran saját irodával is rendelkeznek – jobban sújtja a megszakítás: óránként akár 6x-os is át kell kapcsolniuk. Mindez persze nem a szó szoros értelemben vett kiesés, hiszen a megszakítások alkalmával is az esetek többségében a munkánkkal összefüggő feladatot végzünk el. Ami viszont tény, hogy a tervezhetőség és a munkaidőnk felett való rendelkezés lehetősége sérül, ráadásul a megszakításokkal járó idő és energia kiesés egy részét nem is tudjuk „elszámolni” a vezetőnk vagy a HR felé, így a gyakori megszakítás egyenes következménye lehet a túlóra.
MEGOLDÁSOK:
A megszakítások csökkentése részben a felsővezetés, részben a saját feladatunk, hiszen a közvetlen munkakörülményeink alakításáért mi magunk is felelősek vagyunk. És itt természetesen nem a home office-ba vonulás az egyetlen valódi megoldás. Na de akkor mi?
1., A számítógépes megszakítások minimalizálása
Mi általában elég jól detektáljuk, hogy kihez mikor érdemes odamenni: például miután leteszi valaki a telefont vagy éppen nyújtózkodni kezd a monitora előtt. Az emberek ügyesen olvasnak a nonverbális jelzésekből, fejlesztők és pszichológusok pedig azon dolgoznak, hogy a munkahelyen használt szoftvereink is ilyen okosak legyenek. Azaz jó ütemben küldjenek emlékeztetőt a jelszó csere időszerűségéről vagy a frissítési feladatainkról, hogy extra időkiesést ne okozzanak a felhasználóknak. Addig is, amíg a szakemberek dolgoznak a problémán, mi magunk a következőket tehetjük a megzavarások minimalizálása érdekében:
- Ha nagy koncentrációt igénylő feladatot végzünk, kapcsoljuk ki az outlookban az e-mail és naptár értesítőt és minden felugró ablakot. Persze ha végeztünk, ne felejtsük visszaállítani sem!
- Írjunk rövid, de kedves e-maileket. Egy 2003-as kutatás eredményei szerint (Jackson, 2003) az egy soros e-mailek mind a feladó mind a fogadó fél esetében csökkentik a megszakítás költségeit.
- Bármilyen chat programot csak akkor használjunk, ha a munkánkban sok „break point” van. Például ha kérdőívek eredményeit pötyögjük be Excelbe, minden befejezett kérdőív jelenthet egy break point-ot.
- Minimalizáljuk a nyitva lévő alkalmazások/ablakok számát. Így az innen-onnan felbukkanó szoftver üzenetek lehetőségét is minimalizálni tudjuk, illetve csökken az önirányította megszakítás, azaz a multitasking („ó, még ezt sem fejezte be”) vagy az elcsábulás (nyitva lévő hírportálok, Facebook, Youtube) lehetősége. A "tiszta asztal" szabály persze offline is igaz: minél kevesebb dolog van előttünk, annál jobban tudunk a feladatunkra koncentrálni.
2., Nem számítógép alapú megszakítások
És itt érkezünk el a munkahelyi környezetek és térhasználati policy-k helyes kialakításához. Egyre inkább létkérdés lesz ugyanis, hogy az elrendezés és szervezeti szabályozások kialakítása segítse a munkavállalókat a megszakítások minimalizálásban. Ha ez nincs, előbb utóbb mindenki menekülni fog a kiégés, a rengeteg túlóra, a konstans zaj, a koncentrálási nehézségek okán! Jöjjenek tehát a részletek:
1., Divízó határok kialakítása
Fontos, hogy az egyes divízók vagy csapatok térben elkülönüljenek, hiszen a két csoport ritmusa lehet, hogy teljesen eltérően alakul. Természetesen nem betonfalakra és átjárhatatlanságra kell gondolni, hiszen bizonyos munkafolyamatok során esetleg pont a szorosabb kooperációra van nagyobb szükség. Fontos, hogy a határok rugalmasan alakíthatóak legyenek az éppen aktuális feladatok mentén, melyben akár a mobil határoló eszközök is segíthetnek (ajtó ki vagy becsukása, mozgatható falak, masszív dekor elemek, stb.).
2., Forgalmas helyek beazonosítása
A folyosók, ajtók, esetleg a közös fénymásoló vagy kávégép melletti munkaállomásokon dolgozók általában jobban ki vannak téve a megzavarásnak. Számukra érdemes olyan extra megoldásokat biztosítani, amellyel munkahelyi magánszférájuk növelhető (hangszigetelés, vizuális elválasztó elemek, stb.).
3., Fülhallgató használat
Sok munkahelyen nem szeretik vagy nem is tűrik, néha azonban hasznos lehet a zenehallgatás, például rutinmunkák esetén. Két irányból is csökkenteni tudja a megzavarások számát: először is kevésbé észleljük a külvilág elterelő ingereit (ma már léteznek a külső zajokat szinte 100%-ban kiszűrni képes fülhallgatók), illetve a kollégák is kétszer meggondolják, hogy megzavarjanak-e, ha fülhallgatóval a fejünkön, nagyon koncentráltan nyomogatjuk a klaviatúrát.
Nyilvánvalóan mindenki a saját munkaköréhez, illetve cégkultúrájához mérten hallgasson zenét munka közben (telefonos ügyfélszolgálaton ez természetesen nem opció). Zenének válasszuk monoton, inkább instrumentális számokat. Ha van benne szöveg, akkor javasolt, hogy az más nyelvű legyen, mint amin épp dolgozunk. Önmagunkat zavarjuk, ha például magyarul szeretnénk egy levelet megfogalmazni, és közben magyar nyelvű számok mennek a fülünkben: a kettő interferál egymással, így a helyzet semmivel sem jobb, mintha az irodai csicsergést hallgatnánk.
4., Ne zavarj táblák/jelzések használata
Érdemes erre is céges policy-t és megoldásokat kialakítani, és ezeket a jelzéseket valóban komolyan venni és csak akkor használni, ha a megszokottnál nagyobb koncentrációt igénylő feladatot végzünk. Ha mindenki mindig kiteszi vagy éppen figyelmen kívül hagyja a másokét, érvényét veszti a dolog.
5., Csendszobák/csendzónák kialakítása
Nagyobb szervezetekben hasznos lehet a könyvtári olvasótermekhez hasonló terek kialakítása, ahol kötelező csendben maradni. Ennek használata persze lehet korlátos: a csendszobában tölthető időt például lehet napi két órában maximalizálni, amikor és ahol a legnagyobb koncentrációt igénylő feladatokat végezhetik el a kollégák, mely nem igényel kooperációt (pl.: fordítások, bonyolultabb adminisztráció, stb.). Csendszobák híján csend órákat is ki lehet alakítani a munkaidő elején/előtt (pl.: fél 8 és fél 10 között) vagy végén/után, így aki magányra vágyik, tudja ennek megfeleőn alakítani a munkaidejét. Rugalmas vagy törzsidős munkarendekben ez minden további nélkül megoldható.
6., Dolgozók edukálása
Fontos lenne a dolgozókkal tudatosítani a megzavarások árát, mely önmagában csökkenteni tudná a felesleges vagy rosszul időzített félbeszakítások számát, Solingen (1998) esettanulmánya szerint akár 30%-al. A Sykes által leírt stratégiák (ld. feljebb) ismertetése is fontos lehet. Minél fontosabb vagy sürgősebb dolog miatt akarok valakit megszakítani, annál direktebben tehetem ezt meg. Két szélsőséges példával élve, ha ég a ház, célszerű az azonnali megszakítással élni, ha csak dumálni akarok valakivel, válasszam a közvetített stratégiát. Amit lehet, viszont tervezzünk be előre, és értesítsünk minden felet időben!
A csapatmunka a legtöbb munkahelyen és pozícióban alapvető. A cél a helyes egyensúly megtalálása a kollaboráció pozitív hatásai és a megszakítások negatív következményei között, szem előtt tartva a dolgozói hatékonyságot és elégedettséget. És persze tiszteletben tartva az egyes személyek autonómiáját, azaz azt a szabadságot, hogy mindenki, ha csak részben is, maga dönthessen arról, milyen ütemben és környezetben tudja a legjobban végezni a munkáját.
Felhasznált irodalom: Edward Sykes: Interruption in the Workplace: A case study to reduce their effects, International Journal of Information Management, 31 (2001), 385-394
